Confidentialité
Notre engagement de confidentialité
La fondation Héritage Canada (FHC) protège les renseignements personnels sous son contrôle et dans le respect de la lettre et l’esprit des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. Nous respectons strictement la confidentialité des renseignements personnels vous concernant; nous les recueillons, utilisons et communiquons uniquement aux termes du présent avis et des politiques et formalités de la FHC pour la protection des renseignements personnels.
Collecte de renseignements personnels
Afin de pouvoir traiter, gérer et maintenir votre adhésion à la FHC, les demandes de renseignements que vous pouvez nous présenter en tant que membre de la FHC et votre relation avec la FHC, nous recueillons et conservons des renseignements personnels à votre sujet, dont les renseignements permettant de vous identifier ainsi que des dossiers se rapportant à la facturation et les transactions financières, à nos communications avec vous, aux questions ou autres communications que vous nous transmettez, à vos dons et aux programmes qui vous intéressent plus spécialement.
Utilisation des renseignements personnels
La FHC utilise les renseignements personnels aux fins suivantes :
- traiter et renouveler votre adhésion, et répondre à vos demandes;
- livrer les avantages offerts aux membres;
- communiquer avec vous au sujet des nouvelles et activités de la FHC;
- traiter vos dons;
- vous proposer entre autres des produits sanctionnés par la FHC, des services, des bulletins électroniques, des invitations à des conférences et autres activités de la FHC, des invitations à participer à des groupes de travail nationaux dont nous pensons qu'ils pourraient vous intéresser;
- vous offrir des possibilités d'appuyer la FHC, par exemple au moyen d'une carte affinité ou lors d'une campagne de financement, et assurer le suivi requis lorsque vous les acceptez.
De temps à autre, la FHC peut retenir les services d'un tiers à titre de conseiller ou d'agent nous aidant à évaluer notre base de membres et développer encore l'offre de produits ou services dont nous pensons qu'ils pourraient vous intéresser en tant que membre de la FHC, ou à administrer et livrer les avantages qui vous reviennent en tant que membre de la FHC. Dans ce cas, nous exigeons et obtenons par écrit des assurances de tout conseiller ou agent ainsi retenu qu'il respecte des règles de protection des renseignements privés satisfaisant à notre politique en la matière.
Usage limité
La FHC peut à l’occasion louer ou échanger sa liste de membres à des organismes bien choisis susceptibles d’intéresser ses membres. La FHC respecte également : a) les demandes écrites d’une firme externe de vérification ou de l’Agence du revenu du Canada quant à la divulgation d’un échantillon représentatif de dossiers de donateurs ou de reçus au cours de l’étude commune des procédures comptables de la FHC; b) les demandes de membres de la FHC qui veulent obtenir copie de la liste des membres de la FHC conformément à l’exigence de la Loi sur les corporations canadiennes, Partie II, et aux dispositions qui s’appliquent à cette demande; et c) toutes les autres demandes pour que des renseignements du genre soient diffusés en vertu des lois applicables ou selon l’ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme gouvernemental doté d’un pouvoir par rapport à la FHC.
La FHC peut publier une liste annuelle de nos donateurs. Les membres peuvent choisir de se retirer de la publication, de la location et des échanges de cette liste en communiquant avec le Service des membres de la FHC au 1-866-964-1066.
Protection des renseignements personnels
La FHC s'assure que tous les renseignements personnels qu'elle conserve sont en sécurité dans ses locaux, en prenant les mesures suivantes :
a) les bases de données électroniques des membres et des donateurs de la FHC sont protégées par mot de passe. L'accès y est limité aux employés de la FHC et aux besoins du service;
b) le système informatique de la FHC est doté de dispositifs de sécurité adéquats;
c) tous les dossiers papier contenant des renseignements financiers ou personnels confidentiels sont conservés dans des classeurs verrouillés;
d) les employés de la FHC ont tous signé un accord de confidentialité et reçu de la formation sur les précautions et moyens de protection à prévoir à l'égard des renseignements personnels;
f) si la FHC établit un contrat avec un fournisseur de services externe exigeant qu'il manipule des renseignements personnels, la FHC obtient aussi par écrit des assurances que ce fournisseur respectera les politique et formalités de la FHC pour la protection des renseignements personnels;
g) la FHC dispose des renseignements personnels confidentiels au moyen d'une déchiqueteuse pour éviter toute utilisation non autorisée.
Protection des renseignements privés sur Internet
Nous ne recueillons pas dans le site Web de la FHC des renseignements sur les membres ou d'autres personnes qui peuvent servir à identifier une personne, sauf les renseignements qui sont fournis à la FHC de façon volontaire et en connaissance de cause. La FHC n'exige pas de tels renseignements pour donner aux membres (ou au public) l'accès aux documents de la FHC affichés dans son site Web. Cependant, pour participer à certains des programmes offerts dans le site Web de la FHC, il peut être nécessaire de donner des renseignements personnels.
Les personnes voulant participer à certaines activités ou présenter une demande en vertu d'un programme de financement peuvent aussi avoir à fournir à la FHC des renseignements pour que nous puissions traiter la demande et conserver des dossiers comptables exacts.
Vous pouvez choisir d'afficher des renseignements dans la page Groupe de discussion du site Web de la FHC. Les commentaires ou autres renseignements affichés dans le Groupe de discussion sont accessibles au public visitant le site Web de la FHC et ne sont pas confidentiels. La FHC n'a aucun contrôle sur l'utilisation ou la communication ultérieure des renseignements affichés, et ne surveille pas ni ne tient à jour les renseignements figurant dans le Groupe de discussion. Par conséquent, il est conseillé d'éviter d'y afficher des renseignements confidentiels.
La FHC a pris des mesures pour protéger dans toute la mesure du possible les renseignements reçus de nos visiteurs en ligne contre un accès ou une utilisation non autorisés. Les renseignements personnels communiqués par des clients sont conservés dans notre base de données protégée. Tous les renseignements reçus de nos clients sont protégés par nos mesures de sécurité, lesquelles sont périodiquement évaluées et mises à jour. Il faut toutefois retenir qu'aucune transmission de données par Internet n'est absolument protégée et que toute information communiquée en ligne peut éventuellement être interceptée et utilisée par des parties autres que le destinataire prévu.
L'utilisation du site Web de la FHC est régie par l' Accord sur les modalités d'utilisation et assujettie à ses conditions.
Questions ou renseignements supplémentaires
Pour toute question au sujet de l'avis de confidentialité de la FHC ou pour limiter la façon dont les renseignements à votre sujet sont communiqués, prière de communiquer avec l'agent de la protection des renseignements personnels, par courriel à confidentialite@heritagecanada.org, par téléphone au 1-866-964-1066 ou par télécopie à (613) 237-5987.
La FHC peut modifier le présent avis de confidentialité en tout temp
